Assistance numérisation fichiers PDF

Dans le cadre des démarches dématérialisées proposées par le Vice-rectorat de la Polynésie française, voici une assistance dédiée à la numérisation de documents au format PDF.

 

Numérisation

Comment numériser

Vous pouvez facilement créer des fichiers PDF à partir de vos documents papiers.

Afin de les numériser au format PDF, nous vous recommandons d’utiliser un photocopieur numérique, un scanner ou une imprimante « Multifonctions ». Ces dispositifs de numérisation proposent généralement des fonctions vous permettant :

  • de recevoir directement par email les documents numérisés
  • de les enregistrer au format PDF ou image directement sur votre ordinateur ou sur une clef USB

Si vous ne disposez pas de ce matériel à titre personnel, nous vous recommandons de vous renseigner au sein de votre établissement scolaire ou de prendre contact avec un prestataire spécialisée dans la photocopie et la numérisation.

Si vous n’avez pas la possibilité d’obtenir le document directement au format PDF, nous vous recommandons de consulter la partie « comment convertir un document en PDF » ci-dessous.

Comment convertir un document en PDF

Vous pouvez facilement créer des fichiers PDF à partir de formats de fichiers différents, notamment Microsoft Word, Excel ou des images.

Si vous souhaitez convertir un document Microsoft Word à partir de la version 2010

  1. Ouvrez le document que vous souhaitez publier au format PDF puis cliquez sur l’onglet Fichier dans l’angle supérieur gauche de votre écran pour sélectionner Enregistrer sous.
  2. Cliquez sur Type pour faire apparaître la liste des formats d’enregistrement proposés et choisissez PDF. Cliquez sur Options pour procéder éventuellement à quelques réglages puis cliquez sur OK.
  3. Pour terminer, cliquez sur Enregistrer.

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Si vous souhaitez convertir un document Microsoft Excel à partir de la version 2010

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Enregistrer sous.Pour accéder à la boîte de dialogue Enregistrer sous dans Excel 2013 ou Excel 2016, vous devez choisir un emplacement et un dossier.
  3. Dans la zone Nom de fichier, entrez le nom du fichier si ce n’est déjà fait.
  4. Dans la liste Type, cliquez sur PDF (*.pdf).
    • Si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le format sélectionné après l’avoir enregistré, cochez la case Ouvrir le fichier après publication.
    • Si la qualité d’impression du document doit être irréprochable, cliquez sur Standard (publication en ligne et impression).
    • Si la taille du fichier vous importe plus que la qualité d’impression, cliquez sur Taille minimale (publication en ligne).
  5. Cliquez sur Options pour configurer la page à imprimer, choisir d’imprimer ou non les marques de révision et sélectionner les options de sortie. Cliquez sur OK quand vous avez terminé.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous souhaitez convertir tous les types de documents  à l’aide d’une imprimante PDF

Vous pouvez utiliser des logiciels dédiés, simulants une imprimante sur votre ordinateur qui transforment les documents que vous imprimez en fichiers PDF (document word, open office, image, etc…).

À titre d’exemple voici une documentation utilisant PDFCreator, dans le cas de la transformation d’un document Word en PDF. Vous pouvez télécharger gratuitement le logiciel PDFCreator sur Commentcamarche.net à cette adresse.

Une fois le logiciel installé, il figure dans la liste de vos imprimantes. Ouvrez le fichier Word à convertir en PDF et appuyez simultanément sur les touches Ctrl et P du clavier. Choisissez alors PDFCreator dans la liste des imprimantes et cliquez sur Imprimer. Au bout de quelques instants, une boîte de dialogue de finalisation de « l’impression » s’affiche sur l’écran. Cliquez alors sur Enregistrer puis sélectionnez le dossier ou vous souhaitez sauvegarder le PDF, et cliquez de nouveau sur Enregistrer.

Si vous souhaitez convertir tous les types de documents en ligne sur le web

Small PDF PDF Online Online2PDF

Tout se passe grâce à un convertisseur en ligne. (SmallPDF, Convert2PDF, etc…). À titre d’exemple voici la marche à suivre pour Convert2pdf :

  1. Connectez-vous à l’adresse www.conv2pdf.com et cliquez sur Choisissez un fichier pour sélectionner le fichier à convertir sur votre disque dur. Cliquez sur Ouvrir pour valider ce choix et envoyer le fichier au site.
  2. Dans la section Convertissez !,cliquez sur l’icône pour lancer la conversion.
  3. Au bout de quelques instants, la conversion est effectuée. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer le fichier PDF sur votre disque dur.

Comment Scinder et fusionner un document PDF

Il existe plusieurs solutions pour fusionner ou scinder vos fichiers PDF. Nous utilisons dans ce tutoriel le logiciel gratuit PDF Sam :

Télécharger PDF Sam

Fusionner

Le module « Fusion » vous permet de combiner des fichiers PDF.

Sélectionner les documents PDF

Fusionner des fichiers PDF en sélectionnant les documents que vous souhaitez combiner, en utilisant le bouton « ajouter ». Vous pourrez également les arranger dans l’ordre que vous désirez.

Vous pouvez les combiner ensemble, vous pouvez également sélectionner des pages spécifiques. Pour cela, double-cliquez sur la cellule « Groupes de pages » en séparant par des tirets le numéro des pages à fusionner (exemple : 2-3-17)

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Générer le document

Dans la partie « Fichier à créer » vous pourrez choisir nommer ainsi que sélectionner le répertoire de sauvegarde de votre fichier PDF sur votre disque dur.

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Fusionner!

Une fois que vous avez correctement configuré votre fusion, cliquez sur le bouton « Exécuter ».

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Scinder

Le module « Découpage » de PDF sam vous permet de diviser un fichier PDF.

Sélectionner les documents PDF

Fusionner des fichiers PDF en sélectionnant les documents que vous souhaitez combiner, en utilisant le bouton « Parcourir ».

Scinder par numéro de page

Lorsque vous scinder un document PDF par numéro de page, vous pouvez explicitement dire à PDFsam ou vous voulez le scinder :

  • Découper après :
    • Chaque page pour créer plusieurs documents PDF d’une page chacun
    • Les pages paires pour créer plusieurs documents PDF contenant deux pages chacun. Le document sera scindé après les pages 2, 4, 6, etc…
    • Les pages impaires pour créer plusieurs documents PDF contenant deux pages chacun. Le document sera scindé après les pages 1, 3, 5, etc…
  • Après les pages suivantes. Vous pouvez créer une liste de numéros de pages, séparées par une virgule
  • En groupes de pages au nombre de. Découper le document toutes les « n » va créer des documents de « n » pages chacun

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Paramètres de sortie

Dans la partie « paramètres de sortie », vous pouvez choisir le repertoire où vous voulez sauvegarder les documents ainsi créés.

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Nom des fichiers

Vous pouvez choisir un préfixe pour les documents PDF générés

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Scinder!

Une fois que vous avez correctement configuré votre découpage, cliquez sur le bouton « Exécuter ».

Comment vérifier le résultat

Pour vérifier le résultat de la numérisation de votre document, il faut l’ouvrir avec votre lecteur de fichier PDF (foxit reader, acrobat reader, etc..).